Certificado y firma digital, ¿qué son y por qué lo necesito?

Fecha: viernes 14, agosto 2020
Categoría: Actualidad

La pandemia ha afectado a todos los niveles organizacionales y sectores pero, sobre todo ha modificado la rutina del administrador de comunidades. Donde antes había reuniones, montones de papel y numerosas gestiones que atender presencialmente, ahora nos encontramos con una gestión online y nuevos métodos para comunicarse a distancia.

En este contexto, surgen dos conceptos clave e imprescindibles en el trabajo en remoto: el certificado y la firma digital. Dos términos que, en ocasiones, se confunden y pueden inducir a error. Por ello, en este artículo queremos ayudarte en su definición y comprensión para saber cómo nos pueden ayudar en el día a día de un administrador.

Certificado digital: la identificación en remoto

Certificado digitalTrabajar a través de medios electrónicos tiene muchas ventajas. La primera de ellas, el ahorro de tiempo. A través de la realización de los trámites online evitamos largas colas de espera y trámites burocráticos que permiten optimizar nuestro trabajo y dedicar nuestro tiempo a tareas que realmente lo necesitan.

El certificado digital podemos entenderlo como un DNI electrónico que nos identifica en Internet y nos permite realizar gestiones online.

No obstante, no hay que olvidar que, como administrador de fincas, gestionas información confidencial de tus comunidades y es muy importante garantizar su protección. Para ello es necesario el uso del certificado digital, documento digital emitido por una Autoridad de Registro (como Camerfirma) que te identifica en Internet y permite realizar trámites vía telemática.

Firma digital: nueva forma de comunicación 

Certificado digitalLa comunicación a distancia ha llegado a nuestras vidas para quedarse, y ¿qué ocurre cuando necesitamos firmar o que nos firmen documentos? La solución ideal es el uso de la firma digital.

La firma digital es un conjunto de datos que, asociados a un documento electrónico, identifican de manera inequívoca al firmante y dota de validez legal al documento firmado.

Existen varios tipos de firma reconocidos por el reglamento eIDAS. Podemos escoger cuál usar en función del reconocimiento legal que queramos que recoja el documento firmado y de la tecnología de la que dispongamos nosotros y el/los firmante/s. Además, es importante pensar en las evidencias electrónicas que queremos conseguir y que podamos utilizar en caso de litigio.

¿Qué tipo de firma puedo utilizar?

Los principales tipos de firma son la firma simple, avanzada y cualificada. No obstante, para conseguir la máxima seguridad y validez legal de las firmas recogidas son recomendables la firma avanzada o cualificada:

  • Firma simple: Se basa en el Acepto/Rechazo de la información. Se utiliza habitualmente cuando se aceptan unas condiciones de uso o una política de privacidad.
  • Firma avanzada por OTP (SMS): El firmante recibe en su móvil un código, que debe introducir a la hora de firmar el documento.
  • Firma biométrica avanzada: Se dibuja una firma sobre un aparato electrónico, normalmente una tablet. Se recogen datos biométricos como la presión, inclinación y posición del bolígrafo con el que firma el usuario.
  • Firma con certificado: Se utiliza un certificado digital para firmar el documento. Es aquí donde se encuentra la relación entre el certificado y la firma digital, y que en muchas ocasiones genera confusión y se confunden ambos conceptos.
A partir de ahora, ya dispones de la información necesaria para sumarte a la transformación digital y realizar todas tus transacciones electrónicas de una forma segura, centralizada y totalmente optimizada.