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Fecha: lunes 30, enero 2023
Categoría: CAFirma

El perfil del administrador de fincas es uno de los más complejos en cuanto a responsabilidades y tareas y, a la par, uno de los más completos en cuanto a formación y conocimientos se refiere. 

La figura del administrador de fincas nació, de forma oficial en España, hace algo menos de 50 años, con la creación del Colegio Nacional Sindical de Administradores de Fincas en 1968. Esta institución trataba de regular la profesión que había surgido en 1889.

A día de hoy no es una profesión que se encuentre regulada y es de libre ejercicio, pero se pueden establecer una serie de requisitos y aptitudes que debe reunir un administrador de fincas para cumplir adecuadamente con sus obligaciones con las comunidades de propietarios que gestiona. 

En líneas generales, es el profesional encargado de la gestión de todos los procesos y necesidades de la comunidad entre las que se encuentran tener al día las cuentas de todo el edificio, controlar que se cumplan las normativas, asegurar el correcto mantenimiento de las instalaciones comunes, etc. Sin embargo, existen otras muchas funciones que todos los propietarios deberían conocer para poder valorar la labor y estar al tanto de las obligaciones que este puesto conlleva.  En el siguiente apartado iremos desglosando cada una de las más importantes. 

Qué es un Administrador de Fincas

El administrador de fincas es un profesional que cumple con la función de gobernar y conservar los bienes encomendados, la obtención del rendimiento adecuado y el asesoramiento de las cuestiones relativas a los bienes inmuebles, ejerciendo sus funciones con garantía y seguridad jurídica. 

Cabe destacar que, para ejercer como profesional Administrador de Fincas según lo dispuesto en el Estatuto General de la profesión de Administrador de Fincas, se exige como requisito, entre otros, hallarse en posesión de un título oficial universitario de grado en cuyo plan de estudios se contengan conocimientos directamente relacionados con la administración de fincas.

Así pues, el administrador de fincas será el encargado de gestionar las relaciones vecinales mediante la convocatoria de reuniones donde se levantará acta ante las posibles injerencias que pudieran surgir en la convivencia. Igualmente, administra los bienes encomendados, es decir, las cuotas alícuotas que cada vecino debe pagar para el mantenimiento de las zonas comunes.

En el posible caso de daños en la estructura de la finca,  o bien, si se contempla la reforma de la fachada u otros elementos arquitectónicos por conservación, así como adecuar las zonas de entrada a los edificios conforme a la ley  para facilitar el acceso a personas con movilidad reducida u otras tareas similares, el administrador de fincas se responsabilizará de llevar a cabo todas estas gestiones.

Principales funciones de un Administrador de Fincas

Gestión y control de cuentas 

Una de las principales tareas que además conlleva poseer nociones administrativas y de contabilidad, es la creación del plan de gastos planteando los medios necesarios para hacer frente a los mismos y aprobación del mismo por parte de toda la comunidad. El administrador tomará medidas con la debida antelación y propondrá a la junta el plan de gastos para someterlo a aprobación. 

Esta es una de las funciones que suele traer de cabeza a los Administradores, ya que se trata de la elaboración de un presupuesto.  Dicho presupuesto debe contener los gastos que se deben afrontar en un determinado periodo. Estos gastos, son más conocidos como derramas, los gastos comunes, etc. 

Ejecución de acuerdos en materia de obras 

A partir de los acuerdos adoptados en materia de obras para la mejora o rehabilitación de los bienes inmuebles, el administrador también tendrá que encargarse de efectuar los pagos y cobros correspondientes. 

En este punto no debemos olvidar la relación con los proveedores, esto es, la gestión con el personal de limpieza, jardineros, electricistas, etc. Estos proveedores externos son los que mantienen el buen estado de los elementos comunes de las edificaciones.

Velar por una buena convivencia vecinal

Respetando las instalaciones y servicios, apercibiendo llegado el caso, al incumplidor. El administrador debe controlar que cada integrante de la comunidad de vecinos respete las normas de convivencia y sus cuotas abonadas. Del mismo modo, debe vigilar todo el inmueble para que no se infrinja la normativa. 

Dentro de estas funciones, se encuentra la de asesoramiento a los vecinos, es decir, comunicar a la comunidad de que pueden contratar una serie de seguros para posibles futuros contratiempos.

Además, cabe destacar la función de mediación que ejerce el Administrador, en caso de conflictos vecinales.

La conservación de la edificación

Es deber del administrador  realizar las funciones de gestión relativas al mantenimiento del buen estado de la edificación. Para ello, lo aconsejable es gestionar la realización de revisiones periódicas por parte de un arquitecto o profesional en la materia.

Si se detectase alguna incidencia, debe gestionar la misma y solucionarla en el menor tiempo posible y procurando causar el menor problema a la comunidad de vecinos.

Actuar, si cabe, como secretario de la Junta

Custodiando la documentación para ponerla a disposición de los titulares en caso de que se le requiera para ello. Debemos recordar, que la Ley de Propiedad Horizontal permite que el administrador pueda ostentar el cargo de secretario de la Junta.

Cuando esto ocurre, además de las funciones como administrador, debe cumplir con las funciones de secretario de la Junta. En este sentido deberá acometer las siguientes funciones:

  1. a) Certificar mediante firma la realización de las Juntas de Vecinos. En este caso su firma irá acompañada de la del Presidente. Como ya sabemos, afortunadamente hoy en día existen diferentes plataformas de firma electrónica y gestión de certificados digitales que facilitan y agilizan enormemente este tipo de gestiones con plena seguridad legal. 
  2. b) Emitir los documentos necesarios que declaren la veracidad de los pagos realizados por la comunidad de vecinos. 
  3. c) Son los depositarios de los Libros de Actas. En ellos se recogen las reuniones de propietarios, convocatorias, comunicaciones y apoderamientos relacionados con la comunidad. Además, debe conservar todos los documentos relativos a las juntas durante un plazo de 5 años.

A lo largo de este artículo, hemos repasado por encima las principales funciones que realiza un administrador. No obstante, debemos saber que no son las únicas. Del mismo modo, cabe recordar que un administrador de fincas colegiado contará siempre con unas ventajas como el aval del Colegio de Administradores de Fincas, por lo que es recomendable la colegiación. La principal diferencia entre colegiarse o no radica básicamente en la protección y confianza en la prestación de sus servicios que queda amparada bajo el respaldo del colegio oficial, organismo que salvaguarda la actividad del profesional ejerciente.

Del mismo modo, no hay que olvidar que el modelo de vivienda está en constante cambio y actualización. Por ejemplo, cada vez adquiere mayor notoriedad el modelo de vivienda sostenible, lo que implica que las funciones del administrador se deben ir adaptando para cumplir con las nuevas funciones que ello implica. 

Tras esta revisión de funciones principales que debe cumplir el administrador de fincas, podemos decir que la mejor opción de la gestión de una comunidad de vecinos es contar con un profesional de estas características que nos ayude a tramitar y gestionar todo tipo de tareas y, en definitiva, a poder vivir con tranquilidad.