Fecha: viernes 28, octubre 2022
Categoría: Certificado digital
En la actualidad, aunque se haya avanzado mucho en la transformación digital, lo cierto es que todavía muchos profesionales dedicados a la Administración de Fincas desconocen las facilidades y garantías que ofrece estar en posesión de un certificado digital de la comunidad de propietarios.
A continuación te explicaremos qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios, para qué se utiliza y cómo solicitarlo paso a paso.
Qué es el certificado digital para comunidades
El certificado digital podemos entenderlo como un DNI electrónico que nos identifica en Internet y nos permite realizar gestiones online.
En el caso de una comunidad de propietarios no tiene personalidad jurídica propia. Son las personas quienes componen esta comunidad los sujetos de derechos y obligaciones quienes eligen mediante voto la representación del presidente respectivo y por ende al administrador de fincas. El certificado digital de una comunidad de propietarios es un archivo que acredita que la persona que se identifica es su representante y actúa en su nombre.
Una comunidad de propietarios tiene obligación de contar con un certificado digital puesto que es la única vía posible para poder comunicarse con la Administración Pública (AAPP). Por ejemplo cuando se va a solicitar una licencia de obras para una rehabilitación del edificio.
¿El certificado digital en las Comunidades de Propietarios es obligatorio?
Si lo buscamos, la ley no dice expresamente que sea obligatorio contar con un certificado digital para comunidades de propietarios pero sin embargo sí expone que es la única manera de comunicarse con la Administración Pública. Esto sucede por dos motivos:
- La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas regula el procedimiento administrativo e integra las normas que rigen las relaciones de los ciudadanos con las Administraciones Públicas.
- La Ley de Propiedad Horizontal no reconoce a la Comunidad de Propietarios personalidad jurídica, de tal forma que son los individuos que la componen (propietarios), y no el grupo como tal, los sujetos de derechos y obligaciones, representados por el Presidente a quien le asiste la facultad de representar a la propia Comunidad.
De hecho, la Administración impone sanciones por no contestar a los requerimientos, o bien, por contestar fuera de plazo las notificaciones electrónicas. Entenderemos entonces que sí es obligatorio para una comunidad de propietarios estar en posesión de uno o más certificados.
Dicho lo cual, podemos concluir que las comunidades de propietarios estarán obligadas a relacionarse con la AAPP por medios electrónicos. Además, existen sanciones por no contestar a requerimientos mediante notificación electrónica, por tanto, no solo es obligatorio, sino que puede ser sancionable.
¿Cómo obtener el certificado digital para tu comunidad?
Hoy en día existen diferentes autoridades de certificación, como CAFirma, que se encargan de la emisión del certificado digital, pero primero, debemos saber qué personas en una comunidad de propietarios tienen la facultad de solicitar el certificado digital.
Como no podía ser de otra forma, uno es el presidente de la comunidad y, el otro es el secretario-administrador de la misma, este último, debe constar en acta el poder otorgado por la Junta. Ambos, pueden solicitar un certificado digital en representación de la comunidad de propietarios que gestiona.
Por tanto, el administrador de fincas puede realizar todo este procedimiento en nombre de la comunidad de vecinos si así se decide por mayoría entre los vecinos en la junta. Como el AF no es el representante de la comunidad de propietarios, es necesaria la autorización por escrito del presidente para poder realizarla.
¿Cómo obtener el certificado electrónico con CAFirma?
La obtención del certificado digital con CAFirma es un método muy fácil y sencillo que además ofrece un tiempo de respuesta muy rápido, se realiza la emisión en tan solo 24h.
Para obtener el certificado electrónico primero debemos conocer qué tipo de certificado se adapta mejor a nuestras necesidades. Existen diferentes tipos de certificados digitales que nos pueden resultar más útiles, aunque aquí mencionaremos algunos de los más comunes:
- El certificado de colegiado: identifica electrónicamente a una persona física. Además la vincula a una organización o entidad, informando del cargo que desempeña en ella. El titular de este certificado de colegiado puede firmar documentos electrónicos e identificarse al acceder a las sedes electrónicas de la Administración Pública.
- El certificado de representante legal: para llevar a cabo trámites ante las Administraciones Públicas (presentación de declaraciones de impuestos, solicitud de subvenciones, gestión de notificaciones electrónicas…). Este tipo de certificado se emite a personas físicas apoderadas por una Entidad con o sin personalidad jurídica propia.
- El certificado de Representante ante las AAPP: Este tipo de certificado digital cualificado permite a una persona física realizar trámites online con las Administraciones Públicas en nombre y representación de una organización. Por ejemplo, a la hora de presentar y liquidar impuestos, solicitar subvenciones, expedientes administrativos, realizar presentaciones a concursos públicos, etc. Pueden utilizarlo representantes legales y apoderados con facultades suficientes para representar a una organización, con la responsabilidad de utilizarlo conforme a sus poderes.
- El certificado de Sello Electrónico: es el que permite a una persona jurídica identificarse online y realizar firmas electrónicas sin necesidad de incorporar los datos de un representante. Es adecuado para casos en los que se requiere la firma y autenticación en procesos automatizados, por ejemplo para la generación de recibos o facturas. El certificado puede estar asociado a una clave privada custodiada para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos firmados.
Para la obtención de cualquiera de estos certificados, se pueden seguir unos sencillos pasos:
- Paso 1: tan sólo te debes poner en contacto con CAFirma o pedir directamente tu presupuesto.
- Paso 2: indica si deseas incluir certificados nuevos, o bien, solicitar la emisión de certificados nuevos.
- Paso 3: detalla tus datos de colegiación y datos fiscales para completar el proceso
Tras indicar esta información el equipo de expertos se pondrá en contacto con la solución que más se adecue a tus necesidades.
¿Cómo obtener el certificado por otra vía?
Como ya hemos avanzado anteriormente sería el siguiente:
Se solicita un certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica. Seguidamente, se pone en marcha un trámite a través del cual se otorga un código. Con dicho código, tendrá que personarse (solicitando cita previa) en las oficinas de la AEAT con el DNI y el CIF de la comunidad a la que presida.
Al finalizar esta gestión, recibirá en su correo electrónico las instrucciones para descargar el certificado. Una vez descargado, ya puede relacionarse de forma telemática con las AAPP.
CAFirma una solución completa para la administración de fincas
CAFirma es el mejor aliado para los Administradores de Fincas colegiados ya que es posible trabajar con plena tranquilidad y seguridad a través de la plataforma oficial del Consejo General de los Colegios de Administradores de Fincas de España.
Además, gracias a la plataforma de gestión de certificados de CAFirma es posible la recopilación y centralización de todos los certificados de tus comunidades en un único punto de modo que estén todos controlados y se puedan definir y configurar los permiso de cada uno de ellos para que tus emplead@s puedan hacer uso de ellos. Recuerda que también puedes contar con la custodia en la nube y realizar auditorías de uso de cada uno de ellos entre otras funciones.