Preguntas Frecuentes

Sobre CAFirma

CAFirma es una solución exclusiva desarrollada para el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España. Permite obtener certificados digitales de forma ágil, centralizarlos en una misma plataforma y poder gestionar las notificaciones  que emiten las Administraciones Públicas a las comunidades de vecinos administradas. 

Tan solo necesitamos que completes un sencillo formulario desde la página Solicita Presupuesto. Te proporcionaremos un presupuesto sin compromiso y acorde a tus necesidades para la emisión, centralización y custodia de todos los certificados, con los que podrás gestionar las notificaciones de todas tus comunidades.

Uno de los beneficios de CAFirma es que no es necesario ningún tipo de desplazamiento para solicitar los certificados. Desde tu propio puesto de trabajo puedes mandarnos la documentación a través del gestor documental, sin necesidad de desplazamientos y gestiones externas.

Todo unificado y desde un único punto de acceso.

Para obtener los certificados de las comunidades que administran, no es necesario que su presidente se desplace. Bastará con que el administrador de la finca nos proporcione, de forma electrónica, los documentos identificativos de la comunidad escaneados y firmados digitalmente. Solicitaremos estos documentos en el momento de gestionar los certificados.

Disponemos de un amplio equipo de soporte técnico y de atención a usuarios que le guiará y ayudará a subsanar las dudas durante todo el proceso. Puede contactar con el soporte técnico mandando un email a soporte@cafirma.com o llamando al teléfono 96 100 22 85. Estamos aquí para ayudarle en todo lo que necesite.

En todo caso, CAFirma no requiere de conocimientos técnicos previos y su gestión es fácil, rápida y sencilla.

CAFirma es una solución exclusiva y solo es accesible para administradores de fincas colegiados de nuestro país. Gracias a los Colegios Profesionales de Administradores de Fincas dispondrás de acceso a recursos, formación, ofertas, convenios.

En el caso de que una comunidad rescinda el contrato con su administrador, ese certificado se tendrá que revocar. Esto ocurre porque los certificados generados que identifican a una comunidad, en realidad, son certificados que identifican al administrador como representante de la comunidad. Por tanto, en el momento que deja de ser el administrador de dicha comunidad, deja de ser válido ese certificado. La titularidad de ese certificado es tuya, no de la comunidad. 

La documentación necesaria para emitir certificados se solicita al administrador, después de que se acepte un presupuesto acorde a las características y necesidades de cada profesional. Sin embargo, avanzamos que se requerirá obligatoriamente la siguiente documentación para cada comunidad y que deberá estar firmada electrónicamente. 

  • CIF de la comunidad de propietarios.
  • Primera hoja del libro de actas en la que figura la Inscripción en el Registro de la Propiedad.

Además se tendrá que aportar un tercer documento y será válida cualquiera de estas tres opciones. Los documentos, además de incluir la propia firma, tendrán que estar firmados electrónicamente:

  • Copia del acta del nombramiento del administrador, que incluya una autorización expresa para solicitar el certificado de representante. Dichos acuerdos deberán haberse adoptado en los últimos 12 meses.
  • Autorización expresa a favor del administrador para solicitar el certificado de representante, firmada por el presidente de la comunidad y con la firma electrónica del administrador, expedido durante los 10 días anteriores a la solicitud del certificado (para resolver situaciones en las que aún no se ha celebrado la reunión).

NOTA: Puedes descargarte el modelo de Autorización de Presidencia de la Junta de Propietarios haciendo clic AQUÍ

  • Certificación del Secretario, para resolver situaciones en las que el nombramiento del administrador excede los 12 meses y éste no ha sufrido variaciones, y no es posible localizar al Presidente para que emita la Autorización de Presidencia. Debe ir acompañado de la copia del nombramiento de Administrador y de la copia del acuerdo de designación del Secretario, aunque coincidan en la misma persona. Esta certificación deberá incluir la firma del Secretario, así como la electrónica del administrador. 

NOTA: Puedes descargarte el modelo de Certificación del Secretario haciendo clic AQUÍ

Aviso: Para Comunidades de Bienes y Herencias Yacentes, consulta qué documentación es necesaria en soporte@cafirma.com o llamando al 96 100 22 85.

Sobre el Gestor de Notificaciones Obligatorias de CAFirma

Es una plataforma de recepción automatizada de notificaciones electrónicas obligatorias que controla las comunicaciones de las Administraciones Públicas, sin necesidad de consultar, uno a uno y para todas las fincas, los buzones electrónicos

Para poder recibir las notificaciones de las Administraciones Públicas, el administrador únicamente deberá seleccionar, dentro del Gestor de Notificaciones Electrónicas de CAFirma, los certificados y las Administraciones Públicas que quiere consultar, de entre todas las opciones disponibles. De esta manera se generarán, de forma automática, los buzones para cada uno de ellos.

En el caso de que una comunidad nunca haya recibido una notificación de alguna de las Administraciones seleccionadas, el administrador dispondrá de un enlace directo a la Sede Electrónica de la Administración Pública correspondiente, para dar de alta a la comunidad. Esta acción se podrá llevar a cabo cuando se realice la sincronización automática del buzón a través de CAFirma.

A través del Gestor de Notificaciones Electrónicas de CAFirma se puede, además de recibir notificaciones, presentar escritos a la AEAT.

Sobre el proceso para solicitar certificados digitales

Un certificado digital es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa confirmando de esta manera su identidad digital. 

El proceso de alta de certificados en CAFirma es muy sencillo y, lo más importante, no es necesario ningún tipo de desplazamiento. Podrás solicitar tus certificados desde tu  propio despacho.

Para empezar a utilizar CAFirma necesitarás dos tipos de certificados: 

– Certificados para administradores colegiados. Son totalmente gratuitos, tanto en la emisión como en posteriores renovaciones. El equipo de soporte de CAFirma te facilitará una url para cumplimentar un formulario con tus datos y tan solo necesitaremos que nos mandes tu DNI. Tras este proceso, el certificado quedará centralizado dentro de tu panel de control y podrás utilizarlo siempre que quieras.

– Certificado de Representante ante AA.PP. Este es el tipo de certificado que necesitas para cada una de tus fincas. La solicitud de emisión se realizará a través de CAFirma y de su gestor documental, donde se centralizarán todos los certificados y se custodiarán con plena seguridad legal.

La documentación requerida para cada finca es:

–  CIF de la comunidad de propietarios.

– Primera hoja del libro de actas.

– Copia del acta de nombramiento del administrador; o certificado emitido por el administrador con la fecha de aprobación de su nombramiento y de su apoderamiento; o autorización del presidente para la obtención del certificado.

Una vez enviada y revisada esta documentación, en pocas horas emitiremos los certificados de cada una de las comunidades, que quedarán centralizados dentro de CAFirma para poder empezar a gestionar todas las notificaciones obligatorias.

En absoluto. CAFirma permite centralizar y gestionar todos los certificados que tengas como representación de cada una de tus comunidades de vecinos administradas. No hay límite.

Por supuesto. Dentro del panel de control de CAFirma, en la sección de Auditoría tendrás un listado con todas las acciones que se han realizado con el certificado. Desde la firma de un documento, hasta el acceso a una plataforma de firma o web, etc.

Todo para que tengas el máximo control en el uso y gestión de tus certificados.

Uno de los aspectos más importantes de CAFirma es la posibilidad de delegar el uso del certificado. A través del panel de control tendrás la posibilidad de delegar la gestión concreta del certificado para que otra persona realice gestiones puntuales y acotadas, por ejemplo:

– Autorizar a un usuario concreto que use un determinado certificado

– Acotar el tiempo y las horas en las que puede hacer uso del mismo

– Permitir que únicamente se pueda gestionar ese certificado para un trámite en concreto, como por ejemplo el acceso a una URL concreta (plataforma 060)

Una vez transcurrido el tiempo de uso, el certificado dejará de estar accesible para la persona asignada.

Al tener los certificados custodiados en la nube, no perdemos el control durante su uso. Además, en ningún caso se podrá copiar o sustraer el certificado, lo que permite un control exhaustivo del uso que se hace de éste.

En el precio por certificado está incluido el coste de la custodia anual en CAFirma y el de la emisión.  

No, porque el certificado de representante de la comunidad te identifica como administrador de dicha comunidad. En ningún caso se incluyen los datos del presidente de la comunidad.

Deberás solicitarnos un nuevo certificado como representante de la nueva comunidad, aportándonos la documentación correspondiente. Nosotros te proporcionaremos un presupuesto y, tras su aceptación, te generaremos el certificado, que se centralizará de forma automática para que puedas hacer uso de él.

El certificado no se puede descargar porque está centralizado en la nube y protegido mediante hardware para evitar un uso fraudulento. Si necesitas que algún usuario haga uso del mismo, este usuario deberá disponer de un usuario en CAFirma en CAFirma- Panel de Centralización de Claves. De esta manera, el certificado se podría delegar para su uso. 

Sobre el proceso para importar certificados digitales externos

Claro que puedes. Son válidos los certificados de la Agencia Tributaria, de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, etc. que ya tengas emitidos de cada una de tus fincas. Se podrán importar al Panel de Centralización de Claves de CAFirma, siempre que sean válidos y no estén caducados o hayan sido revocados.

Aunque tengas un certificado digital como colaborador, nosotros te emitiremos, de forma gratuita, un nuevo certificado de pertenencia a tu CAF territorial, con el que podrás firmar toda la documentación. 

Esos certificados, mientras sean válidos y no estén caducados o hayan sido revocados, se podrán importar al Panel de Centralización de Claves de CAFirma y usar en el Panel de Notificaciones Electrónicas de la plataforma.

Sobre la caducidad y pago de licencias

Las licencias de CAFirma tienen una duración de 1 año. 

En el momento que se acepta un presupuesto y se envía firmado, el equipo de CAFirma activará tu licencia, por lo que, aunque no hayas subido la documentación, se te facturará automáticamente y la licencia ya estará activada.

Al renovarse la licencia, no se tendrá que realizar ninguna acción con las aplicaciones, será totalmente transparente para el usuario. 

Soporte y formación

En nuestra página web tienes a tu disposición toda una serie de videotutoriales de corta duración, a través de los cuales te ayudamos a usar la plataforma CAFirma de manera rápida y sencilla. 

Igualmente, nuestro equipo de soporte técnico te ayudará con cualquier duda o incidencia que tengas. Podrás contactarnos a través de nuestro correo electrónico: soporte@cafirma.com o llamando al teléfono 96 100 22 85.

Desde CAFirma organizamos continuamente jornadas informativas, tanto online como presenciales, donde podrás conocer todas las ventajas de la plataforma CAFirma y resolver cualquier duda que te pueda surgir sobre ella. Consulta las fechas de las jornadas e inscríbete gratis. 

Puedes solicitar más información al equipo de comunicación de CAFirma en el siguiente correo electrónico: comunicacion@ivnosys.com