Fecha: jueves 16, julio 2020
Categoría: Actualidad

En los próximos meses finaliza el plazo de prueba establecido y será de obligatorio cumplimiento que todos los organismos públicos realicen sus trámites electrónicamente

Un paso más hacia la comunicación digital que afectará en la gestión de las notificaciones electrónicas por parte de los administradores de fincas.

La obligatoriedad de la Ley 39/2015

Las empresas y profesionales están obligados a comunicarse electrónicamente con las AAPP, tal y como establece la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, desde su entrada en vigor el pasado 2 de octubre de 2016.

Hasta el momento, pese a esta normativa, algunos municipios -especialmente los más pequeños- no estaban preparados para implantar la Administración electrónica de manera inmediata e integral. Tras años de incesante trabajo, todos los organismos públicos están trabajando a marchas forzadas para digitalizar sus procesos y trasladar por completo su tramitación al ámbito electrónico cumpliendo la normativa vigente que regula la e-Administración. Se efectuarán, en especial, las previsiones relativas al Registro Electrónico de Apoderamientos, Registro Electrónico, Registro de Empleados Público Habilitados, Punto de Acceso General Electrónico de la Administración y archivo electrónico.

Este paso va a suponer un gran avance en lo que se refiere a la gestión administrativa y jurídica para decir adiós a las largas colas de espera y los tediosos procesos burocráticos que se asumían a la hora de realizar cualquier trámite con la Administración Pública. En su lugar, se utilizarán los medios electrónicos para atender todo tipo de gestiones como, por ejemplo, las notificaciones electrónicas obligatorias. 


Nuevo roll del administrador de fincas

Como hemos comentado anteriormente, a partir de ahora, el administrador de fincas está obligado a realizar los trámites con los organismos públicos de forma telemática, lo que afecta a la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias de sus comunidades de vecinos. 

Aunque la Administración electrónica o e-Administración tenga numerosas ventajas, es posible que en un inicio sea complicado para el administrador de fincas si no está preparado para ello.

Por ello, compartimos algunas de las claves que garantizarán la seguridad y sencillez de la gestión electrónica:

1. El uso del certificado digital

Ley 39/2015 y la gestión de notificaciones electrónicas

Gestionar comunidades de vecinos supone una gran responsabilidad para el administrador de fincas, al disponer de una gran cantidad de información y datos que deben ser tratados con especial cuidado y protección, sobre todo en cuestiones de identidad digitalPara garantizar la máxima seguridad y garantía jurídica de todas las operaciones, es necesario que el administrador disponga de un certificado digital. Para conseguirlo, deberá solicitarlo a una Autoridad de Registro como Camerfirma. 

Este certificado le permitirá acceder a las sedes electrónicas de las AAPP, consultar, descargar y tramitar toda la documentación necesaria. En todo momento, queda identificado el usuario que está accediendo y haciendo uso del certificado.

2. Centralización de certificados digitales

centralización de certificados digitales
Es habitual encontrar los certificados instalados en los ordenadores sin ningún tipo de control, con el riesgo de perderlos, tenerlos duplicados o ser copiados por terceras personas sin nuestro consentimiento. Para evitar caer en estas brechas de seguridad, se dispone de la solución basada en la centralización de certificados digitales. 

La centralización consiste en agrupar los certificados de todas las comunidades en un único punto, de forma que se puedan gestionar y controlar en tiempo real, desde cualquier lugar y recoger una auditoría de todas las acciones que se realizan con cada certificado y usuario. 

En CAFirma ofrecemos nuestra plataforma que permite recopilar e integrar todos los certificados, ya sea importando los ya existentes o solicitando nuevos certificados desde la propia herramienta. Un proceso sencillo y que ofrece la máxima seguridad con evidencias electrónicas para el administrador. 

3. Gestor de notificaciones electrónicas 

gestión de notificaciones electrónicas
Atender las notificaciones telemáticamente le supone al administrador una elevada carga de trabajo a la hora de acceder a la sede de cada organismo público a revisar y consultar los avisos. Esto sucede con cada una de las comunidades a las que representa. A medida que crecen el número de comunidades, esto puede ser una tarea prácticamente imposible de abordar por el gran volumen de horas que requiere la tarea. 

Para agilizar este proceso, CAFirma dispone de un gestor de notificaciones que automatiza la recepción de los avisos emitidos por más de 9.000 administraciones. De este modo, la plataforma permite al administrador comenzar cada día de trabajo actualizando su buzón de notificaciones y, por tanto, estableciendo un control absoluto en tiempo real del estado de las notificaciones. 

Una herramienta que ofrece la posibilidad de tener al día todas las gestiones pendientes y evitar sanciones por desatender notificaciones o atenderlas fuera de plazo. Tal y como se establece en el marco legal, el plazo determinado para atender una notificación desde su puesta a disposición es de 10 díasAdemás, una de las grandes ventajas que ofrece el gestor es el registro del periodo de vacaciones en el calendario fiscal para que, durante ese periodo de tiempo, no cuente el plazo para atender una notificación. 

En definitiva, desde CAFirma focalizamos nuestros esfuerzos para ayudar al administrador de fincas a cumplir con la Ley 39/2015 y a optimizar, controlar y gestionar todas sus notificaciones. Para ello ponemos nuestras soluciones en manos de los colegiados y velamos por facilitar el trabajo y aportar la máxima seguridad.